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Comment définir un budget pour son événement

Comment définir un budget pour son événement

Distinctic Média
Rédigé par Distinctic Média
17 février 2017

La réussite de tout événement passe par la mise en place d’un processus opérationnel cohérent et adapté aux objectifs ciblés de l’événement. Tout débute par une analyse approfondie du projet et de ces objectifs.

Afin de valider si le projet est viable, il est primordial d’établir un budget d’événement. Cet outil vous permettra de mettre en perspective les différentes composantes de votre projet. Par la suite, vous serez en mesure d’établir le plan d’action pour atteindre vos objectifs financiers. Nous vous proposons de voir avec vous les grandes lignes de la préparation d’un budget événementiel :

Évaluer les besoins de votre événement

Avant de budgéter, il faut rédiger une liste de besoins nécessaires pour votre événement. Nous vous conseillons d’écrire tout ce qui vous passe par la tête. Par la suite, faites-le tri et séparer les éléments nécessaires de ceux qui sont facultatifs et/ou irréalistes. Au courant du processus, vous serez en mesure de voir si votre budget d’événement vous permet d’y intégrer quelques fantaisies.

les sources de revenus potentielles

Tout d’abord, pour la réussite financière d’un événement, il faut prévoir comment rentabiliser les dépenses. Par conséquent, il faut trouver des méthodes de financement. Considérant la nature de votre événement (mariage, souper-spectacle, soirée de Noël), établissez les sources de revenus potentiels :

  • Vente de billets ;
  • Mise de fonds de l’organisation ;
  • Commandites ;
  • Dons ;
  • Prêts bancaires ;
  • Campagnes de financement ;
  • Et encore plus…

Il existe plusieurs méthodes pour trouver des sources de revenus pour votre évènement. Avez-vous pensé aux campagnes de sociofinancement ? Ces campagnes permettent d’autofinancer vos projets via une plateforme Web. Les internautes peuvent décider de collaborer à votre projet financièrement. Selon le montant versé, cet individu recevra un ou des privilèges. Voici quelques petites suggestions de sites offrant la possibilité d’autofinancer votre projet :

Prioriser l’essentiel : déterminer les dépenses à engendrer

Après avoir évalué les sources de revenus potentiels, il faut refaire le ménage dans les besoins, quitte à être désillusionné. Pour la réussite de votre événement, votre budget doit balancer et/ou être dans le positif. Soyez réaliste et conscient que certains revenus potentiels peuvent être variables. Lors de l’organisation de votre événement, n’engagez aucuns frais sur un coup de tête. Il vaut mieux analyser chacune des situations afin de prendre une décision éclairée.

Prévoyez les imprévus!

Tous les coordonnateurs d’événement vous le diront, chaque événement a son lot d’imprévus. Certains imprévus engendreront des coûts supplémentaires ce qui peut créer de gros problèmes financiers. Par conséquent, nous vous conseillons d’établir un cousin budgétaire vous permettant d’absorber les imprévus, si nécessaire. Habituellement, on prévoit environ 10% du total de vos dépenses.

Tenez votre budget à jour : éviter les mauvaises surprises

Soyez assidu dans la gestion de votre budget d’événement. Vous avez établi des lignes directrices, mais vous devez les respecter afin que votre événement ne soit pas un fiasco financier. Plusieurs outils existent pour la gestion de budget. Une bonne feuille de calcul dans un document Excel peut vous sauver plusieurs tracas.

Pour conclure, créer un événement est tout un défi, si vous n’êtes pas préparé comme il se doit. Un peu d’assiduité peut vous aidez grandement dans la gestion de vos ressources.



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